HSEQ-alueen uusi lakitietopalvelu – oikeusteknologian ja muotoilun tulos muillekin kuin juristeille

Laki ja muut säädökset sekä oikeudelliset tulkinnat pitävät sisällään muillekin kuin juristeille tärkeää tietoa. Jokaisen asiantuntijan ammatista riippumatta täytyy pysyä ajan tasalla omasta toimintaympäristöstään eli tuntea ja noudattaa toimintaan liittyviä lakisääteisiä velvoitteita ja pystyä varautumaan niiden muutoksiin. HSEQ-alaakin sääntelevät lukuisat oikeuslähteet, joiden sisällöstä antavat tietoa erilaiset oikeudelliset informaatiolähteet. Lisäksi ammattitietoa välittyy esimerkiksi uutisista ja koulutuksista. Muuttuvan tiedon seuraaminen monista eri lähteistä on jatkuva haaste ajankäytön, tiedon löydettävyyden ja luotettavuuden osalta.

HSEQ-lait säästää noudatettavien säädösten seurantaan ja tulkintaan kuluvaa aikaa

Näiden ongelmien ratkaisemiseksi suunnittelimme ja toteutimme HSEQ-alan ammattilaisten käyttäjälähtöisen oikeudellisen tiedon ajantasaiseen seurantaan kykenevän digipalvelun. HSEQ-lait-palvelu syntyi juristien ja HSEQ-asiantuntijoiden, it-ammattilaisten ja muotoilijoiden yhteistyönä. Se syntyi ennen kaikkea asiakkaiden ja loppukäyttäjien kuuntelemisen, huolien tunnistamisen, ratkaisuvaihtojen kokeilun ja korjaamisen sekä seurannan tuloksena.

Ymmärrämme, että oikeudellista tietoa ja tekstejä pidetään harvoin selkeinä. Kyse on tarkasta ja monipuolisesta (rehellisesti sanottuna myös monimutkaisesta) tiedon alueesta, joka on käyttäjälleen usein pakollista ja lähes aina hyödyllistä. Oikeudelliselle tiedolle on tyypillistä myös sen muuttuminen, koska säädöksiä muutetaan esimerkiksi vastaamaan uusia tilanteita ja tuomioistuimissa käsitellään uudenlaisia tapauksia. Tiedon käyttäjällä on velvollisuus toimia kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mukaan. Siksi tiedon päivitettävyys ja ajantasaisuus on oikeudellisen tiedon osalta erityisen keskeistä, ja sen ymmärtäminen osa strategista osaamista.

Nykytarpeisiin vastaavan ja tulevaisuuteen katsovan palvelun suunnittelussa auttoi se, että lähdimme alusta alkaen liikkeelle käyttäjälähtöisestä näkökulmasta. Mitä tulee oikeudelliseen tietoon, HSEQ- niin kuin muullakaan alalla toimivat eivät voi vapaasti valita, kuinka paljon tietoa kenttään kuuluu. He voivat kuitenkin valita, miten he tietoa hankkivat ja käyttävät. Tämän pyrimme tekemään käyttäjälle mahdollisimman tehokkaaksi, selkeäksi, luotettavaksi, saavutettavaksi ja miellyttäväksi.

Työssä tarvittava tieto on aina ajantasaisena ja helppokäyttöisessä muodossa

Asiasanoituksen, aihealueiden määrittelyn ja muun tuottamamme metatiedon avulla kuratoimme eli rajaamme ja suodatamme kymmenistä tietokannoista, oikeudellisista teksteistä ja muista lähteistä juuri HSEQ-alueelle olennaiset tiedot. Tämä sekä säästää käyttäjän aikaa että auttaa häntä hahmottamaan laajemminkin alueen, jota kulloinenkin tiedon tarve koskee. Näin käyttäjän on helpompi ymmärtää, mikä oikeudellinen tieto vaikuttaa omaan työhön ja ympäristöön. Samalla lisääntyy ymmärrys siitä, miten se vaikuttaa käytännössä. Lakipalvelu ja sieltä löytyvä tieto ovat käyttäjälleen työkaluja.

Responsiivista HSEQ-lakitietopalvelua voi käyttää kaikissa päätelaitteissa ja käyttäjätunnuksen lisäksi palvelua on mahdollisuus käyttää IP-tunnistuksella. Palvelu esittää lainsäädännön toimitetussa muodossa. Toimitustyön avulla yhdistämme lukuisia tietoja lainvalmistelusta oikeuden päätöksiin. Lakien, asetusten, päätösten, hallituksen esitysten ja oikeuskäytännön lisäksi palveluun on yhdistetty päivittäinen juridinen uutispalvelu, juridisia opetusvideoita ja asiantuntijoiden blogeja, mikä tekee palvelusta myös käyttäjien ja asiantuntijuuden kohtaamispisteen.

Laki- ja oikeusteknologia ja oikeudellinen muotoilu tulevat avuksi tiedon käyttäjälle

Lainsäädännön ja runsaan oikeudellisen aineiston esittäminen intuitiivisesti on haastavaa. Tiedon tekeminen saavutettavaksi ja helppokäyttöisemmäksi teknologian ja ohjelmistojen avulla on laki- ja oikeusteknologista (Legal Tech) toimintaamme. Päivittyvä verkkopalvelu soveltuu tiedonhallintaan hyvin, sillä verkkopalvelussa monimutkaisenkin sisällön käyttöä voidaan helpottaa yhdistelemällä ja luokittelemalla – panostamme erityisesti metatietoon – rakenteisen tiedon jatkuvalla päivittämisellä, hakuominaisuuksilla ja oikeudellisella muotoilulla (Legal Design) sekä muulla visualisoinnilla.

Oikeudellinen muotoilu on otettu huomioon HSEQ-lait-palvelun kehityksessä alusta alkaen. Tarkoituksena on lisätä käyttäjän ymmärrystä oman tehtäväkentän edellyttämästä oikeudellisesta tiedosta ilman, että käyttäjä joutuu panostamaan enemmän aikaa siihen. Palvelussa on yhdistetty eri lähteistä tulevien tietovarantojen lisäksi erilaisia palveluita niin, että käyttäjä pääsee käsiksi haluamaansa materiaaliin useamman asiakaspolun kautta. HSEQ-lakitietopalvelu voi olla yksi moduuli käyttäjän muussa ympäristössä tai pääsääntöinen järjestelmä, johon hän voi yhdistää lisämoduuleita.

Palvelun suunnittelussa ovat olleet mukana myös WordPress-suunnittelun asiantuntijat. Käyttäjän kannalta grafiikalla, riittävällä tilalla sivuissa, ikoneilla ja kuvilla tai videoilla on merkitystä, vaikkei niitä aina ensimmäisenä oikeudellisen tiedon kohdalla ole totuttu ajattelemaan. Navigointi, luettavuus, sivusuunnittelu ja värit on osa käyttökokemusta.

Suunnittelun avulla voidaan vaikuttaa myös siihen, että käyttäjälle ei jää epäselväksi, osaako hän käyttää palvelua. Kynnys säädöstekstin lukemiseen pienenee. Lakiteksti ei ole erillistä pientä pränttiä, vaan selkeäksi suunniteltu, vuorovaikutteinen (interaktiivinen) kokonaisuus, josta löytyy selkeästi merkittyinä ajantasaiset ja päivittyvät linkitykset lisätietoon. Palvelusta löytyy selkeät ohjeet, mutta intuitiivisuuteen on kannustettu suunnittelemalla palvelu niin, että sen kaikkia nappeja saa painella kokeilumielessäkin – palvelusta ei eksy. Teknologia tehostaa käyttäjän toimintaa niin havainnollistamisessa kuin tiedon löydettävyydessä ja täten ajankäytössä.

Erilainen viestintä ja kommunikaatio nopeutuvat jatkuvasti ja visuaalisuus lisääntyy. Oikeudellinen tieto ei ole poikkeus. Kehityksen seuraaminen ja aktiivinen ennakointi auttavat siinä, että – kuten usein innovaatioiden kohdalla tapahtuu – toisinaan pystymme tarjoamaan käyttäjälle asioita, joita he eivät osanneet vielä pyytää, mutta käytettyään niitä eivät tiedä miten ovat ennen tulleet ilman toimeen.